Ruajtja e centralizuar e dokumenteve – pse ka rëndësi

Vëllimi gjithnjë në rritje i informacionit dixhital krijon nevojën për një qasje të qartë, të sigurt dhe të organizuar ndaj menaxhimit të dokumenteve. Kur dokumentet janë të shpërndara në kompjuterë të ndryshëm, në email, në serverë ose në arkiva fizike, rreziku i humbjes së të dhënave rritet ndjeshëm.

Çfarë nënkupton ruajtja e centralizuar?

Ruajtja e centralizuar do të thotë që të gjitha dokumentet ndodhen në një vend, me rregulla të përcaktuara qartë për qasjen, shqyrtimin, ndryshimin dhe arkivimin. Kjo u jep organizatave kontroll të plotë mbi informacionin e tyre, ndërsa punonjësit mund të kenë qasje shpejt dhe lehtë në dokumentet që u nevojiten.

Faktum dhe ruajtja e centralizuar

Faktum është projektuar si një zgjidhje që e thjeshton procesin e ruajtjes së centralizuar të dokumenteve. Në vend që të jenë të shpërndara dhe të organizuara dobët, përmes Faktum-it dokumentet vendosen në një sistem të vetëm dixhital, ku çdo dokument ka vendin, kontekstin dhe historikun e vet.

• Kontroll i plotë mbi informacionin e organizatës

• Qasje e kontrolluar – çdo përdorues ka qasje vetëm në dokumentet e veta

• Gjurmueshmëri e të gjitha ndryshimeve – kush, kur dhe pse

• Dokumente të lidhura me çështje dhe procese konkrete

• Varësi më e vogël nga individët

Me zbatimin e Faktum-it, kjo nevojë shndërrohet në një zgjidhje praktike dhe të qëndrueshme, që bashkon sigurinë, transparencën dhe efikasitetin në një sistem të vetëm, të përshtatur me sfidat reale të biznesit.